オフィスサービスソリューション、イベント運営ソリューションの導入事例について 

日本リック株式会社

オフィスサービスソリューション 導入事例

受発注業務など間接部門・営業部門におけるバックオフィス業務をワンストップで支援いたします。
行政関連(計画調整局)データ入力・データ化
営業工数(ムダな時間)を削減、来期の見込み客も創造。 
課題
35年分の建築関連図書を電子化していたが、検索システムを活用したデータ利用をするために、それぞれのデータに属性をもたせることが必要となった。

導入
各種台帳が社外持ち出し禁止であることと、個人情報等セキュリティーの確保上、お客様企業内の一室をお借りして作業を実施。
イメージデータに、インデックスデータを追加する作業を行った。具体的には、それぞれのイメージデータにインデックデータ(項目)の追加入力、
また併せてイメージデータの統一を図るためにPDFへの形式変換、そして個人情報にかかる部分のマスク処理まで実施。
検索システム活用の必要性に迫られてるなか、大量のデータにもかかわらず短期間での納品が実現。業務効率が向上した。

製薬メーカー 様 データ入力
専門スタッフを活用するとこで、短期間に大量の業務処理を実現。
課題
書式の異なる大量の紙のデータから、必要項目を抜粋して集計データを作成する必要ができたが、大量にあり過ぎて手が付けられない。
導入
作業設計から実作業までアウトソーシングにより対応。文書の仕分け、データベースの作成、データ入力等、読み取りずらい手書きの書類が多かったにもかかわらず、
リーダー1名とメンバー2名の体制で、1週間で作業を完了させた。
行政関連 申請受付/申請事務処理
業務と人員配置の適正化の実現と、運営管理の負担軽減が実現
課題
申請内容・期限により繁閑差の大きい申請事務処理する業務、作業量・期間に応じてパートタイマーを活用していた。
定着率が非常に低く、常時発生している新規スタッフの採用と教育にかかる社員の負荷も大きい。
導入
業務ボリュームに合わせてシフトパターンの見直しを行い残業を大幅に減らす体制を整えた。就業環境が整ったことで定着率も向上、
なによりスタッフ採用から業務運営までアウトソースすることで、担当職員の採用の手間や、運営管理の負担が軽減され、コスト削減にもつながった。

〔対応業務〕
・郵送で提出された申請書類の受付・仕分け等
・来庁者の受付け問い合わせ対応
・各種データ入力、申請処理業務
・担当職員との連絡・調整
サービス業関連企業 様 採用代行/給与・契約事務代行
一時的な大量のアルバイト採用。採用にかかる”全工程”のサービスを提供。
課題
2日間だけのイベント、全国的に1,000名のアルバイトを集める事案が発生。
当初派遣での依頼を検討したが、派遣法改正により”日雇い派遣”が禁止になった影響で、要員確保がむずかしいとの事。
自社でアルバイト採用をするには、ノウハウも、時間もない。
導入
募集広告選定・募集手配・応募者対応から、面談・選考・採用に至るまで一連の採用活動業務を代行し、1,000名確保を実現。
採用代行に併せ、イベント会場での出勤管理・給与計算・契約書作成等の 付加サービスを提供し、イベント運営ご担当者様の本来業務を妨げることなく、事務処理業務も完結することができた。
金融サービス(証券会社)様  メール室運営
運営コスト・管理コストの軽減と、コンプライアンス管理設計を実現。
課題
大量の郵便物を取扱うメール室の運営改善を検討したいと思っている。
業務の特性上、季節、時間により業務量にバラツキがあるため最適なコスト運営をしたい
導入
取り扱う郵便物の性質上、部外者のオフィスへの入室をコントロールしセキュリティを確保(常時不複数名在室 等)を絶対条件として運営設計。
休み明けや、週末前の郵便物が多くなる日程や、1日のなかでの業務効率化を考慮し、メール室の運用規定(フロー策定)、
シフト、繁忙期のバックアップ体制の構築~運用まで提供。

イベント運営ソリューション 導入事例

試験の会場運営や、各種イベント・セミナー会場運営を支援、人員確保はもちろん、
実施の準備作業、当日運営も一括してサポートいたします。
試験運営団体関連  国家試験
試験会場の準備~当日運営まで、運営作業全般の対応をするとで、負担軽減。 
課題
これまで関係団体等に依頼をしていたが、準備から当日の運営はもちろん、人員確保にも負担が多いため、
試験運営のノウハウがあり、一括して任せられる委託先を探している。
導入
試験会場での厳正・確実かつ公正な試験運営を実践するために、試験運営団体様と綿密な打合せをした上で以下の業務を対応。
・会場リサーチ・打合せ(大学・短大、高校、イベントホール)
・運営スタッフ(本部員・試験監督員・補助員・誘導員 )の手配・教育
・掲示物作成、必要資料の作成、備品手配等の事前準備
・試験当日の試験本部の運営、試験実施
・実施報告書作成
その他、要望によりカスタマイズにて対応。
行政関連  ブース(会場)運営/セミナー受付
時期よる人員管理をサポートし、適正な施設運営を提供。
課題
季節的(一時的)に開催するイベント、これまで臨時職員を採用して対応してきた。しかし、採用活動や対応指示など担当者の運営にかかる作業負荷が大きい。
このため、より効率化を進めるために、アウトソーシング(業務委託)を検討することになった。
導入
日本リックにてイベント期間の来場者の受付対応を実施。来場者がスムーズに入園できるよう、入園券の発行や案内業務を対応。また快適に利用できるよう問合せ等に対しても丁寧且つ正確な対応を実現。
入場料金、入場者数の集計等も管理することで、担当職員の負担を軽減し、適正な施設運営を提供。  
導入メリット
導入事例
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