指揮命令工数の削減にはBPOサービスが最適
– 業務特性に合わせた外部人材活用法の選択 –
労働者派遣契約とBPOサービスは、共に外部の労働力を活用するサービスです。業務を進める上での大きな違いは指揮命令権の有無。細かな業務指示が出来るという利点は、その為の時間が必要となるという欠点も内包しています。
課 題
・業務発生のタイミングが不定期のため、同一スタッフの確保が難しく、業務品質が安定しない
・派遣スタッフに対する業務指導が発生し、職員の手間がかかり、本来行いたい検討や改善に時間を割けなくなる
解 決
○労働者派遣契約にて実施していたアンケート集計業務をBPO（ビジネスプロセスアウトソーシング）サービスに契約変更
○アンケート結果を入力後、当社で開発したツールを使い、指定書式での集計レポートをアウトプット・納品
日本リック営業担当の取組み・提案内容
■契約変更により発注元企業での業務指示工数を削減、アンケート結果の分析・検証時間を捻出
■業務プロセスの見直しにより入力フェーズと集計フェーズに分割、入力業務を単純化・集計業務を自動化
会員向けに各種講習やセミナーを実施している某社団法人様。セミナー・講習の終了時には、受講者からのアンケートを回収し、その結果をもとに講習方法を見直していく仕組みを確立していました。
アンケート結果の活用には検証・分析が不可欠です。一方で、その為の準備プロセスである集計業務には多大な工数がかかります。某社団法人様では、労働者派遣によって外部労働力を受入れ、都度入力や集計指示を行いながら集計業務を進めていました。しかしながら、アンケート集計の発生は不定期。それ故業務を担当する派遣スタッフは毎回別の人。業務発生の度、職員からの業務指示が必要となり、その工数は見逃すことが出来ない状況になっていきます。
状況を踏まえ、当社からはBPOサービスの活用をご提案。不定期とはいえ、毎回同一プロセスで行われるアンケート集計そのものを日本リック株式会社にて請負ことで、某社団法人様の業務指示工数を削減します。加えて、アンケートデータから作成するレポート抽出機能をVBAにて自社開発。レポート集計・抽出が自動化されることで、人が関わるプロセスは、定型フォーマットへの単純入力のみに限定します。これにより、入力担当者に変更が生じたとしても、短納期で一定品質のアウトプットを実現します。
契約変更により、某社団法人様では、受講者からの改善要望や、講習内容のブラッシュアップに十分な時間を割けるようになりました。受講生からの満足度も上がってきており、アンケートの内容を確認する事が楽しくなってきているようです。
