業務の言語化と参入から定着までの伴走支援

業務特性に合わせた適性を裏付ける派遣活用メリット
業務の言語化と参入から定着までの伴走支援

派遣社員には派遣社員に適した業務があります。はじめての派遣社員の受け入れには、担当してもらう業務の設計は不可欠。就業前の業務設計から、就業開始後の定着まで、派遣先のご担当者様との二人三脚で効果的な外部人材活用をご提案します。

課 題

・専任の事務スタッフを置かず不在時の電話は転送するなどしていたが、業務過多により機会損失が発生
・事務処理を兼務処理としていたところ、受注の増加に伴い、発注ミスや入金ミスが増加
・無料求人媒体より事務スタッフを採用したが、無断欠勤や短期間での退職が発生するなど定着しない

解 決

○労働者派遣の仕組みを活用し、コストや工数をかけることなく、事務専任スタッフを確保・配置
○事務処理適性の高い派遣社員を受け入れることで、業務上のミスを低減し、機会損失を回避
○派遣元である日本リックが派遣社員の身元を適切に管理することで、金銭を扱う業務も派遣社員が担当

日本リック営業担当の取組み・提案内容

■兼務されている各業務を洗い出し、業務の性質・特性を踏まえて派遣社員担当業務を整理し、配置する派遣社員像を提案
■派遣社員の労務管理を行う上での、業務範囲の特定、効果的な指揮命令方法など、職場における労務管理手法を共有
■当社での就業実績に重きをおいた人選を実施し、就業開始後の業務リスクを最小限に低減

各社員が日常的に行っている業務を体系化するためには、細かな業務の洗い出しと各業務の進め方を言語化する作業は欠かせません。本事案においては、派遣社員が担当する業務を明確化するため、業務の棚卸に重点に実施。その過程で洗い出された「金銭の取扱い」を伴う業務を、派遣社員に依頼出来るかを議論。この業務を、派遣先・派遣社員双方が安心して行えるよう、人選・業務設計することが肝となりました。

派遣社員の人選においては、
①当社における派遣社員としての就業歴、勤怠実績
②当社(派遣元)における当該派遣社員の身分保証の可否
を重点的に確認。

合わせて、適性検査における仕事に対するプロ意識の高低・業務環境への適性などを考慮した人選を行っています。

結果、業務や環境適性を有する派遣社員を配置。派遣先にとってはじめての専任事務スタッフとして就業開始しています。また、就業開始後も、派遣先・派遣社員双方に適宜フォローを実施し、業務を進める上で互いに齟齬が出ないよう、伴走型で業務の立ち上げを行いました。

専任事務スタッフの定着により、散見された業務ミスも消滅。希望や条件・適性などを踏まえた依頼が出来る労働者派遣の受け入れにもご満足いただいています。その後の業務拡大に合わせ、再度上記プロセスを実施した結果、「時短・週4日勤務」での派遣社員を追加で配置しています。

活用事例

業務の言語化と参入から定着までの伴走支援
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